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E-Rechnung – bezahlt werden muss trotzdem!
26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker

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1.
Ausgangslage
2.
Potenziale und Erfolgsfaktoren
3.
Ausblick und Umsetzungstand
4.
Fragen und Diskussionen
Agenda
2 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker

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Ausgangslage
3 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
EU-Richtlinie 2014/55/EU:
Verpflichtung zum Empfangen und Verarbeiten von elektronischen
Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber
Auftrag zur Umsetzung
von den Sächsischen Staatsministerien
der Finanzen und des Innern
Umsetzungsfrist
bis spätestens 27. November 2019

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Ausgangslage
4 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
September
2016
November
2018
SOLL-
Konzeption
Ausschreibung,
Entwicklung
Einführungs-
phase
Umsetzungsfrist
November 2019

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Ausgangslage
5 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
1.
Rechnungseingang
(Annahme der E-Rechnung, ggf. Konvertierung und
Formatprüfung)
2.
Rechnungsfreigabe
(Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der
Rechnung)
3.
Langzeitspeicherung
(rechtssichere Aufbewahrung)
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Verpflichtung zum Empfangen und Verarbeiten

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Was versteht man unter „E-Rechnung“?
6 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
eingescannte Rechnungen sind keine E-Rechnungen

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Was versteht man unter „E-Rechnung“?
7 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Rechnungen, die teilweise aus strukturiertem Format und teilweise aus einer
Bilddatei bestehen, sind keine E-Rechnungen
?

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Was versteht man unter „E-Rechnung“?
8 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Rechnungen, die ausschließlich aus
strukturierten Daten
bestehen

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Was stimmt nicht mit postalisch
übermittelten Papierrechnungen?
9 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
viele Schritte = lange Durchlaufzeiten
Medienbrüche
manuelle Prüfung und Bearbeitung
Langzeitspeicherung
Erstellen
Drucken
Frankieren
Zustellen
Öffnen
Scannen
Prüfen
Bezahlen
Langzeitspeicherung

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Was bringt die Umstellung auf E-Rechnung?
10 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
digitaler Empfang von
Rechnungen
durchgängige Prüfung, ggfs.
Verarbeitung und Bezahlung
in einem Workflow
zentrale digitale
Langzeitspeicherung
Erstellen
Prüfen
Bezahlen
Langzeit-
speicherung

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1.
Ausgangslage
2.
Potenziale und Erfolgsfaktoren
3.
Ausblick und Umsetzungstand
4.
Fragen und Diskussionen
Agenda
11 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker

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Potenziale
12 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Wirtschaftliches Potenzial
Verkürzung von Durchlaufzeiten
konsequente Ziehung von Skonti
Einsparungen für Porto und Versand

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Potenziale
13 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Prozessuales Potenzial
Vermeidung von Übertragungsfehlern
einheitlicher Workflow und Entlastung
bessere Übersicht durch zentrale Ablage
Verkürzung von Reaktionszeiten bei Mitzeichnungspflichten
zentrale Anpassung bei Änderungen/Neuerungen

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Potenziale
14 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Ökologisches Potenzial
Ressourcenschonung
geringeres Aufkommen an Druckprodukten
Vermeidung von Mitarbeiterüberlastungen

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Erfolgsfaktoren
15 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Ganzheitliche Umsetzung
Einführung von E-Eingangsrechnung UND E-Ausgangsrechnung
Abbildung des kompletten Prozesses
Konkrete Vorgaben
Format und Struktur
Umsetzung und Implementierung
Flächendeckende Umsetzung
gezielte Ansprache der Lieferanten der öffentlichen Verwaltung

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1.
Ausgangslage
2.
Potenziale und Erfolgsfaktoren
3.
Ausblick und Umsetzungstand
4.
Fragen und Diskussionen
Agenda
16 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker

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Was ist bei der E-Rechnung zu beachten?
17 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Vorbildwirkung und damit Motivation für die Umstellung
Erstellung und Versenden von selbst erstellten Rechnungen
einheitliches System zur medienbruchfreien Bearbeitung von E-Rechnungen
Ausgangsrechnung
Bürger/Unternehmen
Bürger/Unternehmen
Eingangsrechnung
System
zur Prüfung,
Langzeitspeicherung
und Erstellung von
Rechnungen

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Wie setzen wir die E-Ausgangsrechnung um?
18 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
Behörden
ePayBL
Fachverfahren
in der
Verwaltung
Rechnungsersteller
PDF-Struktur
PDF inkl.
XML
Konverter
PDF inkl.
XML
Nutzung eines Konverters als Brückentechnologie
Rechnungsempfänger
Rechnungserstellung

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Wie gehen wir bei der Einführung vor?
19 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker
August 2016
Gründung
Arbeitsgruppe
E-Rechnung
September 2016
Beginn
Konzeptionierung
E-Eingangsrechnung
Mitte Mai 2017
Finalisierung des
fachlichen Konzepts
E-Eingangsrechnung
Februar 2017
Beginn Einführungsphase
E-Ausgangsrechnung
in den Piloten
Ab Mai 2018
Beginn Einführungsphase
E-Ausgangsrechnung
in der Staatsverwaltung
27. Nov. 2019
vorgeschriebene
Umsetzung der
E-Rechnung
Ende Juli 2017
Beginn
Einführungsphase
E-Eingangsrechnung
in den Piloten
Februar 2019
Beginn
Einführungsphase
E-Eingangsrechnung
in der Staatsverwaltung

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1.
Ausgangslage
2.
Potenziale und Erfolgsfaktoren
3.
Ausblick und Umsetzungstand
4.
Fragen und Diskussionen
Agenda
20 | 26. September 2016 |
Uwe Kaiser & Dana Zenker

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