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Organisationskonzept zum
Elektronischen Staatsarchiv
Bearbeitet vom Teilprojekt Elektronische Archivierung
Karsten Huth (Teilprojektleiter), Sächsisches Staatsarchiv,
Ref. 12
Mona Harring, Sächsisches Staatsarchiv, Ref. 12
Peter Bayer, Sächsisches Staatsarchiv, Ref. 23
Danilo Beer, Sächsisches Staatsarchiv, Ref. 11
Erstellt am
17.02.2010
von
Bastian Herrmann
Zuletzt geändert
am
25.11.2010
von
Karsten Huth
Version
1.0.0_VÖ
Status
Veröffentlichte Fassung

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 2 von 31
Änderungshistorie
Datum
Autor
Version
Status
Änderungen
17.02.2010
Bastian
Herrmann
0.0.1
In Bearbeitung
Erstellung Gliederung
24.02.2010
Karsten Huth
0.0.9
In Bearbeitung
Entwurf
30.04.2010
Karsten Huth
0.1.0
Zur Abnahme
Abgleich mit Fachkonzept
und Abb. 2
16.09.2010
Karsten Huth
1.0.0
Abgenommen
Einarbeitung der LA Kor-
rekturen
25.11.2010
Karsten Huth
1.0.0_VÖ
Veröffentlichte
Fassung
Entfernung interner Be-
rechnungen

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 3 von 31
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung........................................................................................................... 5
1.1
ZIEL DES DOKUMENTES......................................................................................... 5
1.2
AUFBAU DES DOKUMENTES................................................................................... 5
1.3
AUFBAU UND AUFGABEN DES SÄCHSISCHEN STAATSARCHIVS................................ 6
2
Ausgangssituation............................................................................................ 8
2.1
AKTUELLE RECHTSLAGE....................................................................................... 9
2.2
DEFINITION DES ELEKTRONISCHEN ARCHIVS ........................................................ 10
2.3
PRÄMISSEN DES ELEKTRONISCHEN ARCHIVS........................................................ 10
3
Arbeitsabläufe und Aufwand im Elektronischen Staatsarchiv..................... 12
3.1
TECHNISCHE ADMINISTRATION DER IT-INFRASTRUKTUR ....................................... 13
3.2
ARCHIVFACHLICHE TÄTIGKEITEN/ BESCHREIBUNG UND AUFWAND ........................ 13
3.3
FACHADMINISTRATIVE BETREUUNG (LEITSTELLE) DES ELEKTRONISCHEN
STAATSARCHIVS/ BESCHREIBUNG UND AUFWAND ................................................ 15
4
Organisationsvarianten (Leitstelle)................................................................20
4.1
VARIANTE 1 – LEITSTELLE BEIM SID.................................................................... 20
4.2
VARIANTE 2 – LEITSTELLE BEIM STA ................................................................... 21
4.3
VARIANTE 3 – GETEILTE LEITSTELLE (SID UND STA)............................................ 21
4.4
VARIANTE 4 - FACHADMINISTRATIVE BETREUUNG BEIM STA OHNE LEITSTELLE ..... 21
5
Kriterien zur Bewertung der Organisationsformen....................................... 22
5.1
RECHTSGRUNDLAGEN......................................................................................... 22
5.2
PERSONAL ......................................................................................................... 22
5.3
AKZEPTANZ DER AUFGABE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG ................................ 22
6
Bewertung der Organisationsformen ............................................................ 23
6.1
BEWERTUNGSMETHODE ...................................................................................... 23

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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6.2
BEWERTUNG VARIANTE 1 – LEITSTELLE BEIM SID................................................ 23
6.3
BEWERTUNG VARIANTE 2 –LEITSTELLE BEIM STA................................................ 24
6.4
BEWERTUNG VARIANTE 3 – GETEILTE LEITSTELLE (SID UND STA) ....................... 25
6.5
BEWERTUNG VARIANTE 4 – FACHADMINISTRATIVE BETREUUNG BEIM STA
OHNE LEITSTELLE ............................................................................................... 26
6.6
ZUSAMMENFASSUNG DER BEWERTUNG ............................................................... 28
7
Empfehlung zur Organisation des Elektronischen Staatsarchivs ............... 29
Glossar und Abkürzungen............................................................................................... 30

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 5 von 31
1
Einleitung
Der dauerhafte Betrieb eines elektronischen Archivs besteht nur bedingt aus der
Bereitstellung einer geeigneten IT-Infrastruktur. Genauso bedeutend ist die Ein-
bindung der Aufgabe in die Linienorganisation des Archivs. Insbesondere gilt
dies, wenn man ein elektronisches Archiv konform zur ISO 14721:2003 (Refe-
rence Model for an Open Archival Information System) betreiben will. Die Defini-
tion eines OAIS-konformen Archivs der ISO 14721 wertet die Bedeutung der
personellen Ausstattung besonders hoch, indem sie in ihrer Definition eines
OAIS den Bereich des Personals noch vor der Technik aufführt
1
. Alle bislang in
Deutschland durchgeführten Projekte zum Aufbau von digitalen Archiven haben
sich vornehmlich mit der Beschaffung der technischen Infrastruktur befasst und
in diesem Bereich wichtige Ergebnisse erzielt. Die Integration der technischen
Infrastruktur in ein Rechenzentrum oder in die IT-Abteilung einer größeren Insti-
tution ergibt aber noch kein elektronisches Archiv. Erst der Betrieb der Technik
durch qualifiziertes Personal und die Einbindung der anfallenden fachlichen und
organisatorischen Aufgaben in den regulären Archivbetrieb machen es dazu. In
diesem Bereich ist der Erfolg aller bisherigen deutschen Projekte eher gering.
1.1
Ziel des Dokumentes
Zusammen mit dem Fachkonzept bildet das Organisationskonzept eine ausführ-
liche Beschreibung des Elektronischen Staatsarchivs mit den wesentlichen au-
tomatisierten und personalisierten Prozessen und Tätigkeiten. Beide Konzepte
sind der nächste Schritt gemäß des Umsetzungsvorschlags aus dem Rahmen-
konzept zur Langzeitspeicherung und elektronischen Archivierung, welches in
Kapitel 7 die Lösung von Fragen aus fachlicher, technischer und organisatori-
scher Sicht fordert.
Organisations- und Fachkonzept sind keine Einführungsliteratur in das Fachge-
biet der digitalen Archivierung. Grundlagenkenntnisse (siehe Fachkonzept Kap.
3 Seite 12) werden vorausgesetzt. Konkrete Zahlen, die nur für den internen
Gebrauch bestimmt sind, wurden aus dem Text entfernt und gegen allgemeine
Passagen ersetzt.
1.2
Aufbau des Dokumentes
Nach der Beschreibung der Ausgangslage und der Prämissen der Organisati-
onsgestaltung im Elektronischen Staatsarchiv wird in Kapitel 3 der Vorschlag für
eine grundsätzliche fachliche Aufteilung der anstehenden Aufgaben in drei Tä-
tigkeitsbereiche gemacht. Die Tätigkeiten werden soweit möglich mit einer Auf-
wandsabschätzung für die ersten beiden Betriebsjahre beschrieben.
In Kapitel 4 werden vier Varianten vorgestellt, wie die drei Tätigkeitsbereiche
unter den beiden beteiligten Organisationen des Sächsischen Staatsarchivs
1
An archive, consisting of an organization of
people and systems
, that has accepted
the responsibility to preserve information and make it available for a Designated Com-
munity. It meets a set of responsibilities, as defined in 3.1, that allows an OAIS archive
to be distinguished from other uses of the term ‘archive’.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 6 von 31
(StA) und des Staatsbetriebs Sächsische Informatik Dienste (SID) aufgeteilt
werden könnten.
In Kapitel 5 und 6 werden alle vier Varianten dann einer Nutzwertanalyse unter-
zogen, die schließlich in eine Empfehlung für den Aufbau einer Organisations-
form in Kapitel 7 mündet.
Grundlage für dieses Dokument ist das „Rahmenkonzept zur Langzeitspeiche-
rung und elektronischen Archivierung“ Version 1.1 vom 11.04.2008. Die im
Rahmenkonzept vorgeschlagene Klassifizierung von Verfahren in dokumentba-
sierte und nicht-dokumentbasierte Verfahren wurde nicht in das Fachkonzept
übernommen. Nach Auffassung der Projektgruppe können nur Informationen
archiviert werden, die aus einem Verfahren über Schnittstellen in das elektroni-
sche Archiv exportiert werden. Die Form des elektronischen Archivguts wird
demnach maßgeblich durch die Schnittstellen der Verfahren definiert und weni-
ger durch die Verfahren selbst. Eine vorherige Klassifikation der Verfahren greift
deshalb ins Leere.
1.3
Aufbau und Aufgaben des Sächsischen Staatsarchivs
Das Sächsische Staatsarchiv wurde durch das „Gesetz zur Modernisierung der
Sächsischen Verwaltung und zur Vereinfachung von Verwaltungsgesetzen“ vom
19. März 2004 gebildet. Es umfasst die Abteilungen Zentrale Aufgaben, Grund-
satz (mit Archivzentrum Hubertusburg), Hauptstaatsarchiv Dresden (mit Staats-
filialarchiv Bautzen), Staatsarchiv Leipzig, Staatsarchiv Chemnitz und Bergar-
chiv Freiberg.
Das Sächsische Staatsarchiv ist das Gedächtnis des Freistaates Sachsen. Mit
mehr als 100.000 Metern Akten, 60.000 Urkunden, 700.000 Karten und Plänen,
über 1,4 Millionen Fotos, tausenden Filmen und Tonträgern sowie anderen Ar-
chivalien dokumentiert es in Schrift und Bild mehr als tausend Jahre sächsi-
scher, deutscher und europäischer Geschichte, macht staatliches Handeln
nachträglich transparent und dient so der Demokratie.
Dieses Archivgut wird laufend durch Unterlagen ergänzt, die in den Behörden
und Gerichten des Freistaates entstehen und aus denen das Staatsarchiv nach
fachlichen Kriterien jene auswählt, denen ein dauerhafter Wert für Verwaltung
und Justiz, für Bürger und Wissenschaft zukommt. Das Staatsarchiv übernimmt
auch archivwürdige Unterlagen nichtstaatlicher Herkunft, z. B. Nachlässe be-
deutender Persönlichkeiten.
Damit die Bestände des Staatsarchivs von den Nutzern für ihre Forschungs-
zwecke ausgewertet werden können, werden sie im Staatsarchiv nach ihrer
Herkunft (Provenienz) geordnet und verzeichnet. Für Recherchezwecke stehen
Findmittel in Form von Beständeübersichten, Findbüchern und Datenbanken zur
Verfügung, zunehmend auch im Internet.
Um das Archivgut auch künftigen Generationen zu erhalten, muss es konser-
viert und restauriert werden. Besonders bedeutende und häufig genutzte Archi-
valien werden zu ihrem Schutz verfilmt. Eine neue Herausforderung stellt die
Archivierung und Erhaltung elektronischer Unterlagen dar.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Abbildung 1: Organigramm des Sächsischen Staatsarchivs

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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2
Ausgangssituation
Alle nationalen und internationalen Aktivitäten auf dem Gebiet der digitalen Ar-
chivierung gehen davon aus, dass elektronisches Archivgut nur dann auf Dauer
erhalten wird, wenn man es an zukünftige Hardware- und Softwaretechnologien
anpasst. Erhaltung des Archivguts bedeutet, dass es jederzeit für das menschli-
che Auge lesbar präsentiert werden kann und dass die Authentizität des Archiv-
guts erhalten bleibt. Da die Anpassung des Archivguts an zukünftige Technolo-
gien nicht ohne Veränderung der Daten durchgeführt werden kann
2
, diese Ver-
änderungen aber grundsätzlich auch Veränderungen am Erscheinungsbild des
elektronischen Archivguts zur Folge haben können und somit die Authentizität
des Archivguts gefährden oder gänzlich zerstören, ist jede Entscheidung für
oder gegen eine Maßnahme zur digitalen Bestandserhaltung abhängig von ei-
ner archivfachlichen Beurteilung. Die Fachwelt im Archiv- und auch im Biblio-
thekswesen ist dabei, Kriterien für solche fachlichen Bewertungen zu entwi-
ckeln. Aus den ersten Projekten zum Aufbau digitaler Archive sowie aus dem
Projekt nestor oder dem internationalen Projekt PLANETS sind erste Leitfäden
und Hilfsmittel entstanden, die sich nun in der Praxis bewähren müssen. Diese
Leitfäden sind aus der Erkenntnis heraus entstanden, dass die Archivierung
elektronischer Unterlagen gegenüber der konventionellen Archivierung in eini-
gen wesentlichen Punkten andere Denkmuster erfordert. Dieser Umstand soll
anhand des klassischen Arbeitsschrittes der „Bewertung von Unterlagen“ ex-
emplarisch erläutert werden.
In der konventionellen Archivierung bewertet das Archiv die angebotenen Unter-
lagen mit dem Wissen, dass diese Unterlagen als Originale ins Archiv über-
nommen werden. Bei der digitalen Archivierung bewertet das Archiv Unterlagen,
die sehr wahrscheinlich nicht in der Form im Archiv dargestellt werden können,
wie sie in ihrem Ursprungssystem dargestellt wurden. Zudem kann das Archiv
annehmen, dass die übernommenen Unterlagen auch zukünftig weiteren An-
passungsmaßnahmen und somit auch weiteren Veränderungen unterworfen
sind. Die internationale Fachwelt ist sich einig, dass unter diesen Umständen
die Berufung auf die Originalität einer Unterlage zum Nachweis ihrer Authentizi-
tät nicht mehr möglich ist. Deshalb müssen andere Maßnahmen zum Erhalt der
Authentizität ergriffen werden. Das angestrebte Verfahren für die digitale Archi-
vierung sieht deshalb vor, dass das Archiv vor der Übernahme von digitalen Un-
terlagen deren wesentliche Eigenschaften ermittelt und dokumentiert. Jede wei-
tere Erhaltungsmaßnahme kann nun auf ihre Eignung hin beurteilt werden.
Bleiben durch eine Maßnahme alle wesentlichen Eigenschaften erhalten, dann
ist sie geeignet, gehen hingegen bei einer Maßnahme wesentliche Eigenschaf-
ten verloren, ist sie ungeeignet.
Die obige Denk- und Handlungsweise hat wenig mit Technik zu tun. Sie muss
vom Personal des Archivs als richtig erkannt und konkret in den künftigen Über-
nahmeprozessen fachlich korrekt umgesetzt werden.
2
Dies bezieht sich nicht nur auf die Strategie der Migration, auch bei der Nutzung von
Emulatoren müssen Daten angepasst und somit verändert werden.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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2.1
Aktuelle Rechtslage
Die gesetzliche Grundlage für den Aufbau und den Betrieb eines Elektronischen
Staatsarchivs ergibt sich aus dem Archivgesetz für den Freistaat Sachsen
(SächsArchivG). Für dieses Organisationskonzept ist der Stand vom 1. Januar
2005 maßgeblich.
Nach SächsArchivG fallen „maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für
die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme“ unter den
Begriff der Unterlagen, die nach §5 Absatz 1
3
dem StA anzubieten sind.
Nach §5 Absatz 4 fällt das StA innerhalb von sechs Monaten eine Entscheidung
über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Ist die Archivwürdigkeit festgestellt,
erfolgt die Archivierung
4
. In §5 Absatz 8 wird zur Übernahme von maschinell
lesbaren Datenträgern zusätzlich verfügt, dass die Daten den allgemein aner-
kannten Regeln der Technik zu entsprechen haben.
Nach §4 Absatz 2 ist das Staatsarchiv zuständig für die Archivierung des Ar-
chivguts der Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Frei-
staates Sachsen. Zu den Aufgaben des StA zählt nach §4 Absatz 5 auch die
Beratung der Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen bei der
Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen.
Für das Organisationskonzept ist §8 zur Verwaltung und Sicherung des Archiv-
gutes besonders zu berücksichtigen, wonach das Sächsische Staatsarchiv das
Verfügungsrecht über das Archivgut hat und verpflichtet ist, das Archivgut nach
archivwissenschaftlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und einer ordnungsge-
mäßen Benutzung zugänglich zu machen.
3
Die Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen
haben dem StA alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer
Aufgaben nicht mehr benötigen […].
4
Das Archivieren beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren und Er-
halten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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2.2
Definition des elektronischen Archivs
Abbildung 2: Architektur des Elektronischen Staatsarchivs (B= Behörde; DB= Datenbank; VM= Virtuelle Ma-
schine)
Das folgende Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv (el_sta)
geht von einer logischen Infrastruktur wie in Abbildung 2 aus. Die anfallenden
organisatorischen Aufgaben insbesondere zu den einzelnen Modulen werden
beschrieben. Annahmen über die entstehenden Aufwendungen werden ge-
macht. Die Beschreibungen der automatisierten Prozesse (z.B. die Übernahme
von elektronischen Akten aus dem Langzeitspeicher) sind dem Fachkonzept zu
entnehmen.
Das el_sta übernimmt nur die archivwürdigen elektronischen Unterlagen. Diese
werden dann zeitlich unbegrenzt vorgehalten.
Das el_sta ist technisch und organisatorisch eigenständig und nur über definier-
te Schnittstellen mit dem Langzeitspeicher verknüpft. Dies soll allerdings nicht
ausschließen, dass Komponenten wie die Konvertierungsplattform oder das
Modul Bestandserhaltung in Synergie mit dem Langzeitspeicher genutzt werden
können, um eine in allen Belangen wirtschaftliche Lösung für den Freistaat
Sachsen zu finden.
2.3
Prämissen des elektronischen Archivs
Das StA übernimmt mit der Übernahme einer elektronischen Unterlage auch die
Verantwortung für deren dauerhaften Erhalt. Der Betrieb der technischen Infra-

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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struktur des el_sta liegt hingegen beim SID. Das künftige Organisationsmodell
muss die Stärken und die Verpflichtungen beider Institutionen bei der Aufga-
benverteilung berücksichtigen, um langfristig einen sicheren, stabilen und ge-
setzeskonformen Betrieb aufrechterhalten zu können. Dazu muss eine Lösung
gefunden werden, bei der das StA Herr über sein Archivgut ist, obwohl dieses
Archivgut physisch im SID auf Speichereinheiten liegt, die technisch der Ver-
antwortung des SID unterstehen.
Grundsätzlich muss für den Betrieb des el_sta Folgendes gelten:
Alle anfallenden Aufgaben müssen eindeutig der jeweiligen verantwortli-
chen Stelle zugewiesen sein. Es darf keine Aufgaben geben, die „in der
Luft hängen“.
Alle Kompetenzen, die zur Bewältigung der anfallenden Aufgaben not-
wendig sind, müssen dokumentiert und für die Beteiligten zugänglich
sein. Dies betrifft technische Kompetenzen wie auch archivfachliche
Kompetenzen. Der reibungslose Betrieb des el_sta darf nicht von Ein-
zelpersonen und deren Fachwissen abhängig sein.
Im el_sta sollen möglichst viele Arbeitsschritte automatisiert durchgeführt wer-
den. Gerade bei solch einer Zielsetzung ist es notwendig, alle Arbeitsschritte,
die nicht automatisiert erledigt werden können, mit ausreichend Personal zu be-
setzen, denn automatisierte Verfahren müssen innerhalb eines tolerierbaren
Zeitrahmens stets von Anfang bis Ende komplett durchgespielt werden und ha-
ben somit nur eine geringe Toleranz gegenüber personalbedingtem Arbeitsaus-
fall.
Die Bestände des el_sta müssen mit dem Gesamtbestand des StA zusammen-
geführt und einheitlich erschlossen werden. Dies bedeutet, dass alle Bestände,
egal ob elektronisch oder papiergebunden, in einer Datenbank erfasst sind und
über eine Recherche in dieser Datenbank auch gefunden werden können.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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3
Arbeitsabläufe und Aufwand im Elektronischen Staatsar-
chiv
Es sind drei Personengruppen mit differenzierten Tätigkeitsfeldern für den voll-
ständigen Betrieb des el_sta nötig. Die folgende Klassifizierung der Tätigkeiten
orientiert sich an den Vorgaben der ISO 14721:2003.
Technische Administration der IT-Infrastruktur
Archivfachliche Tätigkeiten
Fachadministrative Betreuung des el_sta
Abbildung 3: Tätigkeitsbereiche des el_sta
Im Mittelpunkt des Organisationskonzeptes steht der Bereich der fachadminist-
rativen Betreuung, da er fast alle Tätigkeiten beinhaltet, die das Wesentliche ei-
nes elektronischen Archivs ausmachen. Dieser Bereich ist eine Art Pufferzone,
an der sich die Tätigkeiten und primären Ziele des Archivs mit denen der IT bis
zu einem gewissen Grad überschneiden. Die Fachadministration eines digitalen
Archivs ist bislang ein Feld, das sowohl von Archiven wie auch von Rechenzent-
ren wenig erschlossen ist.
Dieses Konzept und die damit einhergehenden Abschätzungen der Perso-
nalaufwände orientieren sich an den ersten Erfahrungen aus vergleichbaren
Vorhaben in der Bundesrepublik Deutschland (Bundesarchiv, Staatsarchive
Hessen, KOPAL, Stadtarchiv Stuttgart, Landesarchiv Baden-Württemberg, SUB
Göttingen) und an den persönlichen Erfahrungen der Teilprojektleitung bei ihrer
4-jährigen Tätigkeit im Digitalen Archiv des Bundesarchivs und im Projekt nestor

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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– Kompetenznetzwerk digitale Langzeitarchivierung. Das Konzept fußt somit auf
ersten praktischen Erkenntnissen.
3.1
Technische Administration der IT-Infrastruktur
Mit der Aufnahme des Regelbetriebs wird die Infrastruktur des el_sta vom SID
betrieben. Alle Tätigkeiten zur Wartung und Pflege der benötigten Software und
Hardware werden somit auch sinnvoller Weise vom SID erbracht. Die nötigen
Aufwendungen müssen deshalb auch vom SID ermittelt werden.
Aufgabe der technischen Administration ist es, die Systeme in Betrieb zu halten,
notwendige Upgrades und Patches an allen Softwarekomponenten durchzufüh-
ren, defekte Hardwarekomponenten auszutauschen, die Sicherheit der Daten
und der technischen Infrastruktur zu gewährleisten (BSI-Grundschutz-
maßnahmen), den weiteren Ausbau und die sukzessive Erneuerung der IT-
Infrastruktur zusammen mit der Fachadministration zu planen und mit der ver-
antwortlichen Stelle im StA in Kontakt zu stehen.
3.2
Archivfachliche Tätigkeiten/ Beschreibung und Aufwand
Die Architektur und die Prozesse des el_sta werden so konzipiert sein, dass für
die archivfachlichen Tätigkeiten kaum technische Kompetenzen verlangt wer-
den, die über die allgemeinen Kenntnisse zur Bedienung eines Rechners im Bü-
ro hinausgehen. Das el_sta soll die klassischen Schritte, die sich im papierba-
sierten Archiv bewährt haben (d.h. erfassen, bewerten, übernehmen und erhal-
ten, erschließen, nutzbar machen von Unterlagen) weiterführen. Dies erfordert
die Umsetzung der klassischen papiergebundenen Archivierung als Metapher
für alle Prozesse und Einheiten im el_sta. Die Umsetzung wird dadurch erleich-
tert, dass in der elektronischen Aktenführung innerhalb der Verwaltungen mit
der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen derselbe Weg gegangen
wurde. Auch hier wurden die klassischen Einheiten Akte, Vorgang und Doku-
ment in die digitale Umgebung übernommen und die vorgeschriebenen Dienst-
wege als Prozesse in die Vorgangsbearbeitungssoftware übertragen.
Beim Umgang mit
elektronischen Akten
sollten die archivfachlichen Mitarbei-
ter beinahe vollständig auf ihre bewährten Tätigkeitsmuster zurückgreifen kön-
nen. Hier setzt das el_sta das DOMEA-Aussonderungsmodul im zweistufigen
Verfahren um. D.h. die archivfachlichen Mitarbeiter bewerten die elektronischen
Vorgänge entweder anhand eines Aktenplans innerhalb der ITgVB der Behörde,
oder zum Zeitpunkt der Anbietung durch Übermittlung einer Liste aller anzubie-
tenden Vorgänge. Vorgänge können anhand der vollständigen Metadaten und
Primärdokumente bewertet werden. Zur Bewertung der elektronischen Vorgän-
ge wird eine grafische Oberfläche verwendet, die den gängigen Darstellungs-
mustern aktueller Vorgangsbeartungssysteme entspricht. Die Bewertungsent-
scheidung soll mit einem Mausklick getroffen werden können. Die Benutzungs-
oberfläche des Übernahmemoduls weist die eingehenden Anbietungen und
Übernahmen automatisch den zuständigen Referaten (wenn notwendig auch
einzelnen Personen) zu. Das archivfachliche Arbeiten mit dem Übernahmemo-
dul beinhaltet keinerlei Entscheidungen zu IT-Fragen (z.B. Format der Primär-
dokumente oder der Metadaten usw.). Hier geht es einzig um die archivfachli-
che Bewertung der Inhalte der angebotenen Vorgänge.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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Um einen archivfachlichen Mitarbeiter des StA in die Lage zu versetzen, mittels
des Übernahmemoduls angebotene elektronische Vorgänge zu bewerten und
an die nachfolgenden Prozessschritte weiterzuleiten, sollte nicht mehr als ein
Tag zur Einweisung in die Bedienung des Systems notwendig sein.
Zusätzlicher Arbeitsaufwand für die betroffenen archivfachlichen Mitarbeiter des
StA ergibt sich dadurch, dass die Übernahme elektronischer Vorgänge nicht die
papiergebundene Archivierung ablöst, sondern als neue Daueraufgabe hinzu-
kommt. Mit einer einsetzenden Entlastung im papiergebundenen Bereich kann
für die nächsten 10-20 Jahre nicht gerechnet werden. Die betroffenen archiv-
fachlichen Mitarbeiter im StA müssen demnach den zusätzlichen Aufwand zu ih-
ren bestehenden Aufgaben hinzurechnen. Geht man davon aus, dass zwischen
den abgebenden Stellen der Sächsischen Verwaltung und dem StA der zweistu-
fige DOMEA-Aussonderungsprozess durchgeführt wird, dann könnten innerhalb
der nächsten drei Jahre erste Bewertungen von elektronischen Vorgängen vor
der Abgabe der Vorgänge an den Langzeitspeicher durch das StA durchgeführt
werden.
Etwas komplizierter gestaltet sich das archivfachliche Arbeiten mit
Fachverfah-
ren
. Leider ist der Begriff Fachverfahren sehr weich und umfasst eine große
Menge an technisch sehr unterschiedlichen Systemen. Die können eher einfa-
che Strukturen haben (z.B. eine Datenbank mit eher einfach strukturierten Da-
ten), sie können aber auch sehr komplex sein, mit Datenbankanbindungen aus
verschiedensten Bereichen und sogar verschiedensten Behörden (z.B. Geoin-
formationssysteme). Egal ob einfach oder komplex, Fachverfahren lassen sich
anders als die elektronischen Akten schlecht in die Metaphernwelt der papier-
gebundenen Archivierung übertragen
5
. Deshalb erfordert die archivfachliche
Bewertung eines Fachverfahrens einen höheren Aufwand.
Da das DOMEA-Aussonderungsverfahren für Fachverfahren nicht anwendbar
ist, muss bei einer Anbietung eines Fachverfahrens vorab geklärt werden, ob
das entsprechende Fachverfahren in Gänze oder in Teilen archivwürdig ist. Da-
zu sollten die für die Bewertung zuständigen archivfachlichen Mitarbeiter des
StA das angebotene Fachverfahren in voller Funktion innerhalb der anbietenden
Behörde vorgeführt bekommen. Sollte das Verfahren nach dieser Begutachtung
als archivwürdig bewertet werden, wird die Fachadministration des StA gemein-
sam mit der abgebenden Behörde und mit dem archivfachlichen Mitarbeiter eine
geeignete Übernahmestrategie ausarbeiten. Um einen archivfachlichen Mitar-
beiter des StA in die Lage zu versetzen, Fachverfahren zu bewerten und der
Fachadministration genügend Anweisungen zu geben, sind Fortbildungen not-
wendig, die die betroffenen archivfachlichen Mitarbeiter in die Grundlagen der
Archivierung von Daten und Datenbanken einführen. Diese Kenntnisse sind
notwendig. Zwar sollten die Bewertungen auf archivfachlichen Kriterien beruhen
und nicht von technischen Umständen abhängig sein, dennoch operiert man
hier in einem Bereich, in welchem die inhaltliche Darstellung extrem durch die
gewählte Technik beeinflusst wird. Darauf müssen die betroffenen archivfachli-
chen Mitarbeiter vorbereitet werden.
Perspektivisch sollte am StA eine Leitlinie zur Bewertung von Fachverfahren
entworfen werden, die mit wachsender Erfahrung in diesem Bereich entspre-
5
Das Rahmenkonzept des Projektes LeA bezeichnet sie deshalb auch als „nicht-
dokumentbasierte Verfahren“. Siehe auch Kapitel 1.2.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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chend verbessert wird. Eine Arbeitsgruppe, bestehend aus allen archivfachli-
chen Mitarbeitern, die Fachverfahren bewerten, und der Fachadministration soll-
te gebildet werden (ca. 1-2 Sitzungen jährlich).
Es gilt das Gleiche, wie für die Übernahme elektronischer Akten. Die Beschäfti-
gung mit Fachverfahren ist ein zusätzlicher archivfachlicher Aufwand, der auf
die betroffenen archivfachlichen Mitarbeiter zukommt. Es ist anzustreben, dass
der Arbeitsaufwand für die archivfachlich Tätigen sich auf ein Minimum be-
schränkt. Für den Anfang ist ein höherer Aufwand anzunehmen, der mit stei-
gender Routine sukzessive abnimmt.
Bei der Archivierung von
Webinhalten
gibt es keine eigentliche Anbietung. Die
Archivwürdigkeit wird direkt über das Angebot im WWW ermittelt. Die Über-
nahme erfolgt dann allein durch das Archiv mit Hilfe eines Crawlers, der die be-
troffenen Domänen von sachsen.de absucht und die gewünschten Inhalte ein-
sammelt. Die sachgerechte Benutzung eines Crawlers erfordert wenig mehr
Kenntnisse, als die durchschnittlichen Tätigkeiten an einem PC, und sollte von
den archivfachlichen Mitarbeitern durchgeführt werden, da Auswahl und Bewer-
tung der Inhalte mit der recht einfach durchzuführenden Einstellung des Craw-
lers Hand in Hand gehen. Bei kritischen Fällen könnte die Fachadministration
unterstützend eingreifen.
3.3
Fachadministrative Betreuung (Leitstelle) des Elektronischen
Staatsarchivs/ Beschreibung und Aufwand
Die fachadministrativen Aufgaben beinhalten vor allem Tätigkeiten, die in den
funktionalen Entitäten der ISO 14721:2003 beschrieben werden. Bezogen auf
das Modell des el_sta (s. Abb. 1) bedeutet dies, dass die Fachadministration
den Leitstand betreibt. Von dort aus werden alle funktionalen Entitäten fachad-
ministrativ betreut und die bestandserhaltenden Maßnahmen geplant, kommu-
niziert und in Absprache mit der technischen Administration und den verantwort-
lichen archivfachlichen Mitarbeitern initiiert.
Die Leitstelle bzw. der Leitstand ist die Schnittstelle zwischen den technischen
Voraussetzungen und den archivfachlichen Anforderungen. Sie vermittelt zwi-
schen beiden Seiten und versucht, in schwierigen Fällen Lösungen zu finden,
die sowohl technisch möglich als auch archivfachlich vertretbar sind. Das Per-
sonal, das die fachadministrative Betreuung übernimmt, benötigt deshalb Kom-
petenzen sowohl im IT-Bereich wie auch im Archivbereich.
Übernahmemodul
Das Übernahmemodul trägt die automatisierten Abläufe aller Datenübernahmen
von außen ins el_sta. Dies betrifft die Übernahme von elektronischen Akten aus
dem Langzeitspeicher, die Übernahme von Fachverfahren aus der sächsischen
Verwaltung und der Webinhalte der Domäne sachsen.de. Das Übergabemodul
prüft die eingehenden Datenpakete und weist nicht korrekte Pakete zurück.
Gemäß ISO 14721:2003 erstellt das Übernahmemodul die standardisierten Ar-
chival Information Packages (AIP).
Der größte Arbeitsaufwand für die Leitstelle liegt bei der Vorbereitung einer ers-
ten Datenübernahme. Um das el_sta in die Lage zu versetzen, elektronische
Akten, Fachverfahren und Webinhalte mit einem System zu archivieren, muss
das Übernahmemodul sehr unterschiedliche Datenmuster aufnehmen können,
die es dann zur Speicherung in möglichst wenige vorgegebene Standards um-

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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wandelt, ohne dabei den Inhalt der Daten derart zu entstellen, dass eine spätere
Nutzung ausgeschlossen ist. Eine solche Schnittstelle wurde vom Bundesarchiv
schon einmal entworfen und innerhalb des Digitalen Archivs des Bundesarchivs
unter dem Namen Standardarchivierungsmodul (SAM) auch betrieben.
Um das Übernahmemodul auf eine Datenübernahme vorzubereiten, sind fol-
gende Schritte notwendig:
Die Behörde übergibt ein Testpaket der Aussonderung an die Leitstelle des
el_sta. Das Testpaket besteht gegebenenfalls aus der kompletten Abgabe (z.B.
eine Datenbank) oder einer Sammlung repräsentativer Daten (z.B. elektroni-
sche Akten, die immer demselben Muster entsprechen). Die Testpakete umfas-
sen sowohl Metadaten als auch Primärdokumente. Gegebenenfalls sollten auch
Datendefinitionen (z.B. XML-Schemata) mitgegeben werden. Auf dieser Grund-
lage wird die Leitstelle ein Profil zur Übernahme erstellen und Testläufe zur Da-
tenübernahme innerhalb einer Testumgebung ablaufen lassen. Die Ergebnisse
der Tests werden mit dem archivfachlichen Mitarbeiter besprochen, d.h., die
übernommenen Daten, die innerhalb eines Test-AIP vorliegen, werden archiv-
fachlich begutachtet. Sind die Test-AIP qualitativ in Ordnung, wird das Profil auf
die Produktivumgebung übertragen und die Datenübernahme kann vollzogen
werden.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Kontakt mit der verantwortlichen Stelle der abgebenden Behörde und
Zusammenstellung des Testpakets
Analyse des Testpakets
o
Analyse der Metadaten und Erstellung eines Test-Mappings in
das Archivmetadatenformat
o
Analyse der Formate der Primärdokumente
Durchführung der Tests inklusive Abnahme durch das Archiv
Übernahme der Einstellungen von der Testumgebung auf die Produktiv-
umgebung
Ist ein Profil erst einmal angelegt, können Datenübernahmen, die exakt demsel-
ben Muster entsprechen, mit geringem oder gar keinem Aufwand für die Leit-
stelle vollzogen werden. Die obigen Aufgaben beziehen sich auf Übernahmen
von Daten, die dem el_sta in dieser Form zum ersten Mal angeboten werden.
Die Überwachung einer Datenübernahme erfordert folgende Tätigkeiten:
Sobald die obigen Tätigkeiten abgeschossen sind, können automatisiert belie-
big viele Übernahmen nach dem gleichen Muster ablaufen. Insbesondere bei
einer ersten Datenübernahme sollte die Leitstelle besetzt sein. Während des
technischen Prozesses der Übernahme wird die Leitstelle über Beginn und Ab-
schluss der Übernahme Informiert. Die Leitstelle kann nur bei Fehlern eingreifen
und die Entscheidung über den Abbruch oder die Wiederaufnahme treffen.
Nach der Durchführung führt sie eine stichprobenartige Kontrolle der AIP durch.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Überwachung der Übernahme und Fehlerbehebung
Qualitätskontrolle durch Stichprobe
Datenmanagement

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Das Modul Datenmanagement dient der Verwaltung der AIP im el_sta. Es ist
kein vollwertiges Mittel zur Erschließung von digitalem Archivgut, sondern eine
autarke Ebene zwischen dem el_sta und den Findmitteln, die das gesamte Ar-
chivgut des StA erschließen. Das Datenmanagement des el_sta besteht aus ei-
ner Datenbank, die zu jedem AIP Metadaten nachweist (z.B. Archivsignatur, Ak-
tenzeichen, Vorgangszeichen usw.). Der Index wird aufgebaut aus den Metada-
ten, die von der Behörde innerhalb der Übernahme an das el_sta übertragen
wurden. Zwischen dem Modul Datenmanagement und den elektronischen
Findmitteln des StA gibt es eine Schnittstelle, über welche die wesentlichen Me-
tadaten des Moduls an die Findmitteldatenbanken zur Erschließung übertragen
werden. Der Vorteil dieser Architektur liegt darin, dass die Erschließung aller
Bestände, egal ob papiergebunden oder elektronisch, in einem System vollzo-
gen werden kann. Das el_sta hingegen enthält somit nur Daten, die ihren Ur-
sprung aus den Übernahmen haben. Damit ist eine Trennung von Archivgut
(AIP und Metadaten aus den Übernahmen) und Erschließungsdaten (elektroni-
sche Verzeichnisse, Findbücher usw.) gegeben. Ein Wechsel der Erschlie-
ßungsmethoden oder der Tektonik innerhalb des StA führt demnach nicht dazu,
dass Anpassungen im el_sta vorgenommen werden müssen.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Mapping zur Übernahme von Metadaten in den Index der DB
Mapping der Metadaten in die Findmittel des Staatsarchivs
Auch hier gilt, wenn Datenübernahmen nach demselben Profil mehrmals erfol-
gen, sinkt der Aufwand für die Übertragung der Metadaten in den Index auf null.
Transformationsmodul und Konvertierungsplattform
Das Transformationsmodul und die Konvertierungsplattform sind die Werkzeu-
ge, mit denen die Daten in das jeweils aktuelle Archivformat transformiert wer-
den. Dies ist eine wesentliche Bestandserhaltungsmaßnahme des el_sta. In ei-
nigen Fällen ist eine erste Transformation bereits bei der Übernahme, oder im
Fall von Datenbanken oder Webinhalten bereits vor der Übergabe an das Über-
nahmemodul notwendig. Aus diesem Grund ist das Transformationsmodul auch
über eine Schnittstelle mit der Übernahmeplattform verbunden.
Die Leitstelle wird vor einer Transformation im Produktivsystem Tests durchfüh-
ren, um die Konsequenzen einer Transformation genau beurteilen zu können.
Nach Durchführung eines Tests wird die betroffene archivfachliche Stelle infor-
miert, die ihrerseits das Ergebnis kontrolliert. Erst wenn von dieser Seite aus die
Tests zufrieden stellende Ergebnisse geliefert haben, wird die Transformation
im Produktivsystem durchgeführt und als AIP gespeichert.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Erstellung von Testpaketen vor einer geplanten Transformation
Durchführung der Tests und Qualitätsanalyse
Durchführung und Überwachung der Transformation
Modul Bestandserhaltung
Das Modul Bestandserhaltung dient der Planung, Verwaltung und Durchführung
aller bestandserhaltenden Maßnahmen im el_sta. Es ist ein Datenbanksystem,
das alle notwendigen Informationen zur Wiedergabe (engl. rendition) des elekt-
ronischen Archivguts enthält. Notwendige Informationen sind z.B. Datendefiniti-

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 18 von 31
onen wie XML-Schema-Dateien, ER-Modelle übernommener Datenbanken, Da-
teiformatdefinitionen, Codelisten für flache Datentabellen und vor allem die De-
finitionen der AIP für die verschiedenen Datenobjekte innerhalb des el_sta. Im
Kern des Moduls steht eine Datenbank, die für jedes archivierte Datenformat
einen möglichen Darstellungspfad ausgibt. Das Konzept der Darstellungspfade
wurde im Rahmen des DIAS-Projekts an der Königlichen Bibliothek der Nieder-
lande entwickelt.
Zu Begin des Betriebs wird der Arbeitsaufwand hoch sein, da sich das Modul
mit jeder neuen Übernahme weiter befüllt. Ist aber ein Datenformat einmal im
Modul registriert worden und liegt für dieses Format auch ein gültiger Darstel-
lungspfad vor, sinkt der Eingabeaufwand erheblich.
Bei einer bevorstehenden Datenübernahme wird geprüft, ob über die angebote-
nen Datenformate schon genügend brauchbare Informationen zur Wiedergabe
im Modul Bestandserhaltung vorliegen. Die fehlenden Informationen werden
gegebenenfalls eingegeben.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Abgleich der angebotenen Datenformate mit den verfügbaren Informati-
onen im Modul Bestandserhaltung
Ergänzung fehlender Informationen
Nutzungsmodul
Das Nutzungsmodul dient dem Zugriff auf das el_sta und der Wiedergabe des
elektronischen Archivguts. Das Archiv muss nicht nur wie bisher das Archivgut
bereitstellen, sondern auch die Mittel (entsprechende Hardware und Software
Umgebungen), um es nutzen zu können. Deshalb steht das Nutzungsmodul in
enger Abhängigkeit zum Modul Bestandserhaltung. Die im Modul Bestandser-
haltung verzeichneten Darstellungspfade müssen innerhalb des Nutzungsmo-
duls technisch bereitgestellt werden, damit das Archivpersonal und die Nutzer
des el_sta mit dem Archivgut arbeiten können.
Zu Begin des Betriebs des Nutzungsmoduls wird der Arbeitsaufwand sehr hoch
sein, da die verschiedenen Nutzungsumgebungen erst sukzessive mit den neu-
en Übernahmen wachsen und dann ermittelt werden müssen. Für die Nutzung
kommen folgende Möglichkeiten in Frage:
1. Eine einheitliche Umgebung für Archivgut, das einheitlich strukturiert in gro-
ßen Mengen vorliegt und oft nachgefragt wird (e-Akten, die in einem Viewer an-
gezeigt werden, direkter Zugriff für den Nutzer).
2. Eine spezielle Nutzungsrepräsentation für Archivgut, das sehr individuell
strukturiert ist und häufig genutzt wird (Datenbank, die auf der Nutzungsplatt-
form in einer leicht zugänglichen nutzerfreundlichen Form betrieben wird; direk-
ter Zugriff für den Nutzer).
3. Auf Anfrage aufbereitete Informationen bei Archivgut, das sehr individuell
strukturiert ist und selten genutzt wird (Daten aus Fachverfahren, die in XML
oder Flatfiles abgelegt sind und zur Nutzerverwendung optisch aufbereitet wer-
den; indirekter Zugriff für den Nutzer).
Die Varianten Eins und Zwei verursachen beim Aufbau der Nutzungsplattform
am meisten Aufwand, während Variante Drei nur bei einer Nutzungsanfrage
Aufwand verursacht; der kann dann aber je nach Komplexität der Anfrage er-
heblich sein.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Einrichtung und Pflege der Nutzungsumgebung bei den Varianten Eins
und Zwei
Anfragenbeantwortung bei Variante Drei
Geht man davon aus, dass in den ersten zwei Jahren des Betriebs fast alle
übernommenen elektronischen Daten noch Schutzfristen (vorbehaltlich einer
eventuellen Schutzfristverkürzung) unterliegen, so dass der Aufwand der Be-
nutzung durch Benutzer von außen beinahe vollständig entfällt, so muss mit
dem Eintritt der Betriebsfähigkeit dennoch eine Plattform bereitstehen, mit der
das archivfachliche Personal z.B. zum Zwecke der Erschließung auf das elekt-
ronische Archivgut zugreifen kann.
e-Magazin
Das e-Magazin ist die redundante revisionssichere Speichereinheit des el_sta.
Im e-Magazin sollten alle Prozesse automatisiert ablaufen (z.B. Prüfung der Da-
tenkonsistenz, Funktionsprüfung der Datenträger, automatische Datensicherung
usw.). Die Pflege der e-Magazin-Infrastruktur liegt in der Verantwortung des
SID. Für die Leitstelle fallen hier keine Arbeiten an.
Preservation Planning
Die Leitstelle nimmt die Aufgabe der Planung aller Maßnahmen des el_sta in
Bezug auf die langfristige Erhaltung der Daten wahr. Diese Planung umfasst al-
le soeben beschriebenen Einheiten des el_sta vom Übernahmemodul bis zum
Nutzungsmodul. Zum Preservation Planning gehört auch der Kontakt des el_sta
mit der übrigen Fachwelt in Gremien auf Konferenzen oder in Fortbildungen. Ei-
ne weitere Aufgabe ist die Ausrichtung der Fortbildungsveranstaltungen für das
archivfachliche Personal.
Die Tätigkeiten im Einzelnen:
Erstellung der Statistiken (z. B. Jahresstatistik) des el_sta
Allgemeine Behördenberatung in technischen Fragen inklusive Umfra-
gen nach neuen Fachverfahren
Tagungen, Arbeitsgruppen zur Standardisierung, Archivtage und Info-
veranstaltungen inklusive Vorbereitung
Organisationsarbeit mit StA Fachabteilungen, IuK
Organisationsarbeit , Kontakt mit SID
Organisationsarbeit , Kontakt mit Langzeitspeicher
Planung und Entwicklung neuer Strategien
Planung und Durchführung der Info- und Fortbildungsveranstaltungen
Konzeption und Durchführung von Tests für die Übernahme und Archi-
vierung von VIS-SAX-e-Akten aus LZS

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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4
Organisationsvarianten (Leitstelle)
Ohne die oben beschriebenen Tätigkeiten zur fachadministrativen Betreuung ist
der Betrieb eines vertrauenswürdigen elektronischen Archivs nach heutigem
Kenntnisstand unmöglich
6
.
Dieses Kapitel macht Vorschläge zur Organisation der fachadministrativen
Betreuung. Während die technische Administration eine klare Aufgabe des SID
ist und die archivfachlichen Tätigkeiten klar beim StA liegen, ist die fachadmi-
nistrative Betreuung eine Schnittstellenaufgabe, die sowohl Kenntnisse des Ar-
chivwesens, wie auch technische Kompetenzen umfasst. Kritisch ist, dass viele
technische Entscheidungen einen direkten Einfluss auf das Erscheinungsbild
des elektronischen Archivguts haben (z.B. Datenmapping, Transformationen)
und folglich nicht ohne Beteiligung des StA durchgeführt werden dürfen
7
. Aller-
dings müssen die archivarischen Anforderungen mit den jeweils vorhandenen
technischen und wirtschaftlichen Mitteln realisierbar sein. Einen Kompromiss zu
finden, zwischen der technischen Machbarkeit auf der einen und einer vertrau-
ensvollen Archivierung nach festen Prinzipen auf der anderen Seite, dies ist das
übergeordnete Ziel der fachadministrativen Betreuung.
Um der fachadministrativen Betreuung eine adressierbare Einheit zu geben, ar-
beitet der Architekturentwurf des el_sta mit dem Begriff der Leitstelle/Leitstand.
Leitstelle bedeutet nicht, dass hier ein eigenes Referat gegründet werden muss,
es bedeutet aber schon, dass sich die entsprechenden Mitarbeiter schwer-
punktmäßig mit der Fachadministration beschäftigen und dieser Aufgabe auch
fest zugewiesen sind. Sie sind außerdem von außen als Vertreter des el_sta
wahrnehmbar (feste Anschrift, E-Mail und Kontaktperson für interne und externe
Belange). Die Leitstelle übernimmt durch Ausführung der Aufgaben des Preser-
vation Planning die Verwaltung des el_sta, koordiniert alle anfallenden Schulun-
gen für das archivfachliche Personal sowie die Besprechungen zwischen SID
und StA. Bei der Leitstelle ist jederzeit der Sachstand zum momentanen Status
des el_sta abfragbar. Hier laufen alle Fäden zusammen. Dadurch ist eine
schlanke Verwaltung möglich. Die Bereiche der technischen Administration wie
auch des Archivs werden entlastet.
In den nachfolgenden Kapiteln werden die unterschiedlichen Organisationsvari-
anten beschrieben.
4.1
Variante 1 – Leitstelle beim SID
Zur organisatorischen Anbindung der Leitstelle an das SID stellt das SID die er-
forderlichen Stellen bereit. Das Personal verfügt zumindest über Grundkennt-
nisse im Bereich der klassischen Archivierung. Vor jeder Erhaltungsmaßnahme
6
Diese Aussage bezieht sich auf alle derzeit geläufigen Standards zur Planung und
Prüfung von Verfahren zur elektronischen Archivierung - ISO 14721:2003; nestor Krite-
rienkatalog Vertrauenswürdige Archivierung; Trustworthy Repositories Audit & Certifica-
tion (TRAC).
7
Siehe SächsArchivG, §8 Absatz 1: Das StA hat das Verfügungsrecht über das Archiv-
gut und ist verpflichtet,
das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Erkenntnissen zu
bearbeiten und einer ordnungsgemäßen Benutzung zugänglich zu machen.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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(z.B. Transformation) wird bei der zuständigen Stelle des StA um Zustimmung
gebeten. Dieser für den Erfolg einer Maßnahme kritische Kommunikationsweg
zwischen SID und dem StA muss auf festen Regeln und Absprachen basieren.
Alle Tätigkeiten der Leitstelle müssen für das StA verständlich und nachvoll-
ziehbar dokumentiert werden.
4.2
Variante 2 – Leitstelle beim StA
Zur organisatorischen Anbindung der Leitstelle an das StA stellt das StA die er-
forderlichen Stellen bereit. Das Personal verfügt über Kenntnisse im Bereich der
elektronischen Archivierung. Für die notwendige Kommunikation mit der techni-
schen Administration beim SID werden feste Regeln vereinbart und Ansprech-
partner auf beiden Seiten benannt.
4.3
Variante 3 – Geteilte Leitstelle (SID und StA)
Bei dieser Variante sind die fachadministrativen Aufgaben unter den beiden be-
teiligten Organisationen aufgeteilt. Z. B. könnte die technische Vorbereitung und
Durchführung einer Maßnahme eher beim SID liegen, während abschließende
Tests und endgültige Beurteilungen von Maßnahmen dann von der Stelle des
StA vorgenommen werden. Dennoch müssten beide Stellen in der Lage sein,
bei Engpässen auch den Part des Anderen zu übernehmen. Für die Verwaltung
einer geteilten Leitstelle müssen entsprechende Regelungen getroffen werden.
4.4
Variante 4 - Fachadministrative Betreuung beim StA ohne Leitstelle
Bei dieser Variante fließen archivfachliche Tätigkeiten und Fachadministration
zusammen. Der Arbeitsaufwand der Fachadministration wird über die regulären
Abteilungen des StA verteilt. Da der Mehraufwand erheblich ist, wird das StA
ohne zusätzliches Personal die anfallende Arbeit nicht bewältigen können. Alle
Abteilungen, die am el_sta beteiligt sind, bilden einen Arbeitskreis, in dem die
anfallenden Maßnahmen koordiniert werden. Abteilung 1 des StA könnte die
Aufgaben zur Verwaltung des el_sta übernehmen.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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5
Kriterien zur Bewertung der Organisationsformen
5.1
Rechtsgrundlagen
Dieses Kriterium bewertet die Konformität einer Organisationsform mit dem Ar-
chivgesetz des Freistaats Sachsen. Insbesondere wird die Umsetzung von §8
Absatz 1 bewertet: „Das Sächsische Staatsarchiv hat das Verfügungsrecht über
das Archivgut und ist verpflichtet, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen
Erkenntnissen zu bearbeiten und einer ordnungsgemäßen Benutzung zugäng-
lich zu machen.“
GEWICHTUNG (50%)
5.2
Personal
Dieses Kriterium bewertet den zur Umsetzung einer Organisationsform notwen-
digen Personalaufwand mit Berücksichtigung des eventuell anfallenden Fortbil-
dungsbedarfs.
GEWICHTUNG (30%)
5.3
Akzeptanz der Aufgabe elektronische Archivierung
Bewertet die voraussichtliche Akzeptanz der neuen Aufgabe der elektronischen
Archivierung beim Personal des StA und beim SID.
GEWICHTUNG (20%)

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
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6
Bewertung der Organisationsformen
In diesem Kapitel werden die einzelnen Varianten absolut entsprechend den
aufgestellten Kriterien bewertet.
6.1
Bewertungsmethode
Die Bewertung wird in Form einer Nutzwertanalyse durchgeführt. Zu jedem Kri-
terium werden Punkte vergeben. Die erreichten Punkte werden mit der Gewich-
tung multipliziert um die Wertung des Einzelkriteriums zu berechnen. Anschlie-
ßend werden alle Wertungen der Einzelkriterien addiert.
Beispiel:
Rechtsgrundlagen: 2 Punkte * Gewichtung 50 = 100
Personal: 3 Punkte * Gewichtung 30 = 90
Akzeptanz: 1 Punkt * Gewichtung 20 = 20
Gesamtwertung: 100 + 90 + 20 = 210 von 300 möglichen Punkten
6.2
Bewertung Variante 1 – Leitstelle beim SID
Rechtsgrundlagen
Das Hauptrisiko bei dieser Organisationsform liegt beim StA, das die Verantwor-
tung für den dauerhaften Erhalt des elektronischen Archivguts trägt. In der Leit-
stelle liegt das Wissen zur Erhaltung des elektronischen Archivguts.
Das StA verfügt bei dieser Konstellation nur unzureichend über die Kompeten-
zen zur archivfachlichen Bearbeitung des Archivguts, wie es das Archivgesetz
fordert. Sollte der SID als Betreiber der el_sta Infrastruktur nicht mehr zur Ver-
fügung stehen, dann ginge mit der Leitstelle auch das notwendige Wissen über
das Archivgut verloren. Das StA könnte in einem solchen Fall seiner Verantwor-
tung für den Erhalt des elektronischen Archivguts nicht mehr nachkommen.
Wertung:
0 Punkte * 50% Gewichtung = 0
Personal
Technische Administration (SID): Aufwand für Pflege HW/SW.
Archivfachliche Tätigkeit (StA): geringer Mehraufwand für Bewertung.
Fachadministration (SID): hoher Mehraufwand für fachadministrative Tätigkeiten
bei mittlerem Forbildungsbedarf.
Wertung:
2 Punkte * 30% Gewichtung = 60

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Akzeptanz der Aufgabe elektronische Archivierung
Bei dieser Variante wird das archivfachliche Personal des StA nur mit dem not-
wendigen Mindestmaß an Aufwand für die elektronische Archivierung belastet.
Technisch komplexe Aufgaben kommen nicht hinzu.
Die Unterbringung der Leitstelle beim SID bedeutet, dass die Leitstelle als Son-
deraufgabe in den sonstigen Betrieb eingefügt werden muss.
Wertung:
2 Punkte * 20% Gewichtung = 40
Gesamtwertung
Kriterium
Gewichtung
Bewertung
Ergebnis
Rechtsgrundlage
50%
0
0
Personal
30%
2
60
Akzeptanz
20%
2
40
Gesamt
100%
100
6.3
Bewertung Variante 2 –Leitstelle beim StA
Rechtsgrundlagen
Bei dieser Variante wird das Archivgesetz optimal umgesetzt. Die Bearbeitung
des Archivguts nach archivwissenschaftlichen Kenntnissen liegt zu einhundert
Prozent beim StA. Das el_sta wäre im höchsten Maße organisatorisch unab-
hängig vom SID. Positiv bei dieser Variante ist auch der Effekt, dass die zu-
nehmend wachsende Erfahrung in den archivwissenschaftlichen Kenntnissen
zur elektronischen Archivierung beim StA verbleibt und durch eine andere Or-
ganisationsform, bei der das SID eventuell wegfallen würde, nicht verloren geht.
Wertung:
3 Punkte * 50% Gewichtung = 150
Personal
Technische Administration (SID): Aufwand für Pflege HW/SW.
Archivfachliche Tätigkeit (StA): geringer Mehraufwand für Bewertung.
Fachadministration (StA): hoher Mehraufwand für fachadministrative Tätigkeiten
bei mittlerem Forbildungsbedarf.
Wertung:
2 Punkte * 30% Gewichtung = 60

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Akzeptanz der Aufgabe elektronische Archivierung
Bei dieser Variante wird das archivfachliche Personal des StA nur mit dem not-
wendigen Mindestmaß an Aufwand für die elektronische Archivierung belastet.
Technisch komplexe Aufgaben kommen nicht hinzu.
Die Unterbringung der Leitstelle beim StA bedeutet, dass die Leitstelle als Son-
deraufgabe in den sonstigen Betrieb eingefügt werden muss.
Das SID trägt keinerlei organisatorischen Mehraufwand. Die technische Admi-
nistration sollte ohne Probleme in den regulären Betrieb des SID eingefügt wer-
den können.
Wertung:
2 Punkte * 20% Gewichtung = 40
Gesamtwertung
Kriterium
Gewichtung
Bewertung
Ergebnis
Rechtsgrundlage
50%
3
150
Personal
30%
2
60
Akzeptanz
20%
2
40
Gesamt
100%
250
6.4
Bewertung Variante 3 – Geteilte Leitstelle (SID und StA)
Rechtsgrundlagen
Bei dieser Variante wird das Archivgesetz umgesetzt. Die Bearbeitung des Ar-
chivguts nach archivwissenschaftlichen Kenntnissen liegt beim StA. Das el_sta
wäre in ausreichendem Maße organisatorisch unabhängig vom SID. Bei dieser
Organisationsform ist das StA an den zunehmend wachsenden Erfahrungen in
den archivwissenschaftlichen Kenntnissen zur elektronischen Archivierung be-
teiligt. Bei einem Wegfall von SID verbliebe ein Mindestmaß an Fachkompetenz
beim StA, um der Verantwortung für den Erhalt des Archivguts in ausreichen-
dem Maße gerecht zu werden.
Wertung:
1 Punkt * 50% Gewichtung = 50
Personal
Technische Administration (SID): Aufwand für Pflege HW/SW.
Archivfachliche Tätigkeit (StA): geringer Mehraufwand für Bewertung.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Fachadministration (StA/SID): aufgeteilter hoher Mehraufwand für fachadminist-
rative Tätigkeiten mit einem zusätzlichen Aufwand zur Koordinierung der Zu-
sammenarbeit bei mittlerem Forbildungsbedarf für beide Institutionen.
Wertung:
3 Punkte * 30% Gewichtung = 90
Akzeptanz der Aufgabe elektronische Archivierung
Bei dieser Variante wird das archivfachliche Personal des StA nur mit dem not-
wendigen Mindestmaß an Aufwand für die elektronische Archivierung belastet.
Technisch komplexe Aufgaben kommen nicht hinzu. Das Personal des SID
muss diese Entlastung des StA allerdings durch einen eigenen Mehraufwand
mittragen.
Die geteilte Unterbringung der Leitstelle beim StA und beim SID bedeutet, dass
die Leitstelle als Sonderaufgabe bei beiden Institutionen in den sonstigen Be-
trieb eingefügt werden muss. Zudem wird es organisatorisch schwieriger, das
Personal der Leitstelle an einem Standort unterzubringen. Personal des StA
müsste öfter in den Räumen der SID arbeiten oder umgekehrt.
Wertung:
1 Punkt * 20% Gewichtung = 20
Gesamtwertung
Kriterium
Gewichtung
Bewertung
Ergebnis
Rechtsgrundlage
50%
1
50
Personal
30%
3
90
Akzeptanz
20%
1
20
Gesamt
100%
160
6.5
Bewertung Variante 4 – Fachadministrative Betreuung beim StA oh-
ne Leitstelle
Rechtsgrundlagen
Bei dieser Variante wird das Archivgesetz optimal umgesetzt. Die Bearbeitung
des Archivguts nach archivwissenschaftlichen Kenntnissen liegt zu einhundert
Prozent beim StA. Das el_sta wäre im höchsten Maße organisatorisch unab-
hängig vom SID. Positiv bei dieser Variante ist auch der Effekt, dass die zu-
nehmend wachsende Erfahrung in den archivwissenschaftlichen Kenntnissen
zur elektronischen Archivierung beim StA verbleibt und sich weit verteilt. Perso-
nalfluktuationen hätten kaum Auswirkungen auf den Bereich der elektronischen
Archivierung.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Wertung:
3 Punkte * 50% Gewichtung = 150
Personal
Der Aufwand für die fachadministrative Betreuung bleibt bestehen, unabhängig
ob man mit einer festen Leitstelle arbeitet oder nicht. Verzichtet das StA auf ei-
ne Leitstelle ohne die Aufgabe an das SID zu übergeben, so würden sich die
Aufgaben auf die von Übernahmen betroffenen Stellen im StA verteilen. Das
hieße: Zusätzlich zu der archivfachlichen Arbeit müssten diese Stellen auch
noch die fachadministrative Betreuung übernehmen.. Auch die Aufgaben des
Preservation Planning müssten auf die betroffenen Stellen verteilt werden. Zu-
sätzlicher Aufwand zur Verwaltung des el_sta käme hinzu, denn der Vorteil ei-
ner Leitstelle, alle wichtigen Informationen zur Verwaltung in einer Hand zu ha-
ben, fällt bei dieser Lösung weg. Es müsste stattdessen eine Art Arbeitskreis für
die elektronische Archivierung gegründet werden, der alle Aktivitäten bezüglich
des el_sta koordiniert. Dies ergäbe einen Mehraufwand an Verwaltungsarbeit.
Der größte Anteil an Mehraufwand gegenüber den Varianten mit einer festen
Leitstelle würde bei dieser Lösung auf die Fortbildung der Archivarinnen und Ar-
chivare fallen. Mit dem Verzicht auf die Leitstelle wäre eine organisatorische
Trennung zwischen den archivfachlichen Tätigkeiten, bei denen kaum techni-
sche Kompetenzen benötigt werden, und den fachadministrativen Tätigkeiten,
die sehr wohl technische Fähigkeiten verlangen, nicht mehr aufrecht zu halten.
Die Durchführung der Schulungen wäre kompliziert und teuer, da das benötigte
Wissen sehr vielfältig ist. Eine ausreichend tiefe Einführung in die fachadminist-
rative Bedienung der Software des el_sta müsste die Herstellerfirma überneh-
men. Grundlagen des Preservation Planning könnten in den entsprechenden
Seminaren der Archivschule oder in der nestor school vermittelt werden. Gege-
benenfalls kommen aber noch IT-Grundlagenseminare (z.B. Einführung in XML)
hinzu.
Technische Administration (SID): Aufwand für Pflege HW/SW.
Archivfachliche Tätigkeit (StA): geringer Mehraufwand für Bewertung.
Fachadministration (StA): Der gesamte Tätigkeitsbereich verteilt sich auf das
archivfachliche Personal. Sehr großer Bedarf an Fortbildung und zusätzlicher
Aufwand zur Koordinierung der Arbeit am el_sta (z. B. Preservation Planning).
Wertung:
0 Punkte * 30% Gewichtung = 60
Akzeptanz der Aufgabe elektronische Archivierung
Die Übernahme von fachadministrativen Aufgaben durch Personal, das bisher
nicht über IT-Kompetenzen in erhöhtem Maße verfügt, dürfte die Akzeptanz des
Vorhabens erheblich mindern. Diese Lösungsvariante verlangt dem Personal
des StA am meisten ab. Da nur einige Stellen innerhalb des StA von Übernah-
men elektronischen Archivguts betroffen sein werden, wird die Verteilung der
Aufgaben zudem sehr ungleichmäßig sein. Auch hierunter könnte die Akzep-
tanz leiden.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 28 von 31
Wertung:
0 Punkte * 20% Gewichtung = 0
Gesamtwertung
Kriterium
Gewichtung
Bewertung
Ergebnis
Rechtsgrundlage
50%
3
150
Personal
30%
0
0
Akzeptanz
20%
0
0
Gesamt
100%
150
6.6
Zusammenfassung der Bewertung
Variante 1 – Leitstelle beim SID
100
Variante 2 – Leitstelle beim StA
250
Variante 3 – Geteilte Leitstelle (SID und
StA)
160
Variante 4 – Fachadministrative Betreuung
beim StA ohne Leitstelle
150
Die Auswertung der Bewertungen ergibt, dass Variante 1, Variante 3 und Vari-
ante 4 keine geeigneten Organisationsformen sind. Variante 1 versagt bei der
Umsetzung des Archivgesetzes. Variante 3 bietet nur ein Mindestmaß an
Rechtskonformität und mutet dem Personal eine hohe Standortflexibilität zu. Va-
riante 4 scheitert an der praktischen Umsetzbarkeit bezüglich des Personals
und der Akzeptanz. Nur Variante 2 kann in allen drei Kriterien hoch punkten und
weist damit keine nennenswerten Schwachpunkte auf.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
Seite 29 von 31
7
Empfehlung zur Organisation des Elektronischen Staats-
archivs
Ausgehend von den Bewertungen aus Kapitel 6 wird für den Beginn des Be-
triebs des elektronischen_staatsarchivs folgendes Organisationsmodell empfoh-
len.
Das StA verteilt den Aufwand der archivfachlichen Tätigkeiten auf die Abteilun-
gen, die in den ersten zwei Betriebsjahren von Übernahmen betroffen sind.
Das StA stellt die Stellen zur Wahrnehmung der fachadministrativen Aufgaben
bereit. Diese Stellen werden die Funktion einer Leitstelle, wie in Kapitel 4 be-
schrieben, mit dem Beginn des Betriebs übernehmen. Im zweiten Betriebsjahr
wird der Personalbedarf der Leitstelle erneut evaluiert und für die folgenden
Jahre entsprechend angepasst.

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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Glossar und Abkürzungen
AG:
Auftraggeber
AIP:
Archival Information Package (übers. Archivinformationspaket). Primäres
Archivobjekt nach ISO 14721. Entsteht aus einem transferierten SIP während
des Übernahmeprozesses.
Akte:
Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten und Vorgängen, die bei
der Erledigung einer Sache entstehen, mit eigenem Aktenzeichen und eigener
Inhaltsbezeichnung. (Definition nach DOMEA-Organisationskonzept)
AN:
Auftragnehmer
Darstellungspfad:
Grundlegende Anweisungen zur Konstruktion geeigneter
technischer Workflows für das Sichtbarmachen oder Ablaufenlassen verschie-
dener digitaler Objekte.
DB:
Datenbank
Dokument:
In der Objekthierarchie des DOMEA-Konzeptes kleinste logische
Einheit eines Vorgangs. Der Begriff „Dokument“ entspricht nicht nur den ehema-
ligen Papierdokumenten, sondern kann daneben jede andere digitale Form von
Informationen beinhalten. Ein Dokument kann in einem SIP aus mehreren Pri-
märdokumenten bestehen. (Definition nach DOMEA-Organisationskonzept)
Elektronische Archivierung:
Zeitlich unbefristete Erhaltung von elektronischen
Unterlagen bleibenden Werts im Sinne des Sächsischen Archivgesetzes (= Er-
fassung, Bewertung, Übernahme, Verwahrung und Erhaltung, Erschließung so-
wie dauerhafte Nutzbarmachung und Auswertung von Archivgut).
Elektronisches Archivgut:
alle elektronischen Unterlagen, denen ein bleiben-
der Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für
Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange be-
troffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt.
el_sta:
Elektronisches Staatsarchiv
Fachverfahren:
Für spezifische Fachaufgaben entwickelte IT-Lösungen inner-
halb einzelner Behörden, die oftmals in heterogenen IT-Landschaften kontinu-
ierlich fortentwickelt und angepasst wurden. Hierbei ist eine Anbindung an das

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Organisationskonzept zum Elektronischen Staatsarchiv
Stand: 16.09.2010
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VBS ohne entwickelte Schnittstellen nicht gegeben (Definition nach RegITgVB
Version 2.1, April 2008).
GUI:
Grafische Benutzeroberfläche (graphical user interface)
Intellektuelle Entität:
Eine von Menschen interpretierbare logisch abgegrenzte
Einheit eines Inhalts, kann z. B. ein Vorgang, eine Webseite oder eine Daten-
bank sein. Eine intellektuelle Entität kann in mehreren Repräsentationen vorlie-
gen. Definition in Anlehnung an PREMIS Data Dictionary 2.0.
ITgVB:
IT-gestützte Vorgangsbearbeitung (ITgVB) bezeichnet die vollständig
elektronische und weitgehend hierarchieübergreifende Bearbeitung dokumen-
tenbasierter Geschäftsprozesse. Die ITgVB integriert dabei die Komponenten
eAkte und Workflow (Definition nach RegITgVB Version 2.1, April 2008).
Langzeitspeicherung:
Erhaltung elektronischer Unterlagen für die Dauer der
geltenden Aufbewahrungsfristen
LZS:
Langzeitspeicher
Primärdokumente:
Primärdokumente beschreiben den eigentlichen Inhalt ei-
nes Dokuments. Sie können in digitaler Form als Inhalt eines elektronischen
Dokuments (Datei) vorliegen (entspricht dem Begriff Primärinformation aus dem
DOMEA Organisationskonzept 2.1, hieß in DOMEA Organisationskonzept 2.0
noch Primärdokument).
Repräsentation:
Einheit, die in digitaler Form eine intellektuelle Entität verkör-
pert. Eine Repräsentation besteht aus einem Satz gespeicherter Daten, die
notwendig sind, um in einer passenden Software/Hardware Umgebung eine in-
tellektuelle Entität darzustellen. Definition in Anlehnung an PREMIS Data Dicti-
onary 2.0.
SID:
Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste
SIP:
Submission Information Package. Ein Container, der nach festen Vorgaben
an das Übernahmemodul des el_sta transferiert wird.
Vorgang:
Die Gesamtheit einer Einzelmaßnahme betreffenden Schriftguts. Die
Einzelmaßnahme ist dabei inhaltlich einem abgegrenzten Thema (der Akte) un-
tergeordnet. Dokumente werden in einem Vorgang chronologisch geordnet zu-
sammengefasst (Definition nach DOMEA-Organisationskonzept).